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Die Bedeutung des Auftragsmanagements: Wie wir bei GSG arbeiten

Der Prozess vom Eingang einer Bestellung bis zur Erfüllung bleibt manchmal unklar, insbesondere wenn man sich darauf vorbereitet, auf einen neuen Lieferanten zurückzugreifen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, in diesem Artikel unser Auftragsverwaltungsmodell vorzustellen.

Grundlage des gesamten Prozesses ist ein Wert, der für GSG von zentraler Bedeutung ist: die Zentralität des Kunden.

Alle Schritte und die daran beteiligten Teams sind darauf ausgerichtet, den Kundenunternehmen das bestmögliche Kundenerlebnis zu gewährleisten und jederzeit die bestmögliche Unterstützung und Flexibilität zu gewährleisten.

 

1. AUF ERP EINFÜGEN

Die erste Phase nach Erhalt eines Auftrags besteht darin, ihn in das Verwaltungssystem einzufügen. Dieser Schritt wird dem kaufmännischen Backoffice übertragen.

Jeder Code verfügt über ein eigenes Register, in dem alle Konstruktionszeichnungen beigefügt sind, damit sie während des Prozesses verwendet werden können. Sowohl die Kundencodierung als auch die interne Codierung, die die Revision des Artikels meldet, werden in der Datenbank verwaltet.

Dadurch können wir jede Revisionsänderung abfangen und Fehlproduktionen vermeiden.

BEISPIEL: CODE_01, wobei _01 die Revision des zu erstellenden Codes angibt

 

2. DATUM DER BESTELLUNG

Nach der Auftragserteilung erfolgt eine Einschätzung der verfügbaren Produktionskapazität und eine Überprüfung des Materialbestands. Bei Bestellungen von Artikeln, für die eine Lagerverwaltung vereinbart wurde, wird der Erfüllungsauftrag direkt an das Lager gesendet, um das Material vorzubereiten.

Dieser Prozess wird von unseren Kunden sehr geschätzt, da er ihnen Folgendes ermöglicht:

  • Beschaffungszeiten verkürzen;
  • Vermeiden Sie Lagerbestände in Ihrem Lager.

 

3. SENDEN DER AUFTRAGSBESTÄTIGUNG

Sobald die Bestellung datiert ist, wird sie an das kommerzielle Backoffice zurückgesendet, das sich um die Validierung der gemeldeten Preise kümmert.

Preise, für die im Verwaltungssystem eine Ad-hoc-Preisliste vorhanden ist, werden automatisch anhand der Bestellhistorie und der Charge validiert. Revisionsänderungen oder Sonderwünsche werden je nach Sachlage durch die Vertriebsleitung bepreist.

Zu diesem Zeitpunkt wird dem Kunden nach Durchführung aller Prüfungen die Auftragsbestätigung mit den bestätigten Terminen und dem aktualisierten Preis zugesandt.

 

4. INBETRIEBNAHME IN DIE PRODUKTION

In dieser Phase beginnt der eigentliche Entwicklungsprozess, der zur Erstellung des gewünschten Artikels führt und in das technische Büro übergeht.

Die Techniker beginnen mit der Erstellung der Listen und Produktionszyklen und fügen dem Register auch die Phasenzeichnungen bei, die in den nach- und vorgelagerten Prozessen verwendet werden.

Der Produktionsstart wird dann Ressourcen und Materialien einbeziehen und die Arbeitsliste automatisch an die schneidenden Cad-Cams der Werke übermitteln.

 

5. PRODUKTION UND QC

Die vom technischen Büro erstellten Arbeitslisten werden zu diesem Zeitpunkt von der Cad-Cam für den Zuschnitt geplant, die sie so in die Schachtelung einfügt, dass die Komponenten optimiert werden.

Anschließend wird der gesamte Prozess überwacht, indem die Zeiten mithilfe von Barcodes erfasst werden, die entlang des Verarbeitungszyklus vorhanden sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Qualitätskontrolle, ein grundlegendes Element, um maximale Präzision des Endprodukts zu gewährleisten; diese Kontrolle wird in jeder Phase anhand eines Probenahmeplans durchgeführt, der allen Betreibern gemeinsam ist.

 

6. BESTELLFORTSCHRITT

Durch Produktionszyklusbefragungen hat der Kunde jederzeit die Möglichkeit, den Fortschritt der Bestellung zu erfahren. Diese Informationen werden von unserem Kundenservice überwacht, einer Person, die ausschließlich für unsere Kunden zuständig ist und als Ansprechpartner für die Abwicklung der Bestellung fungiert.

Sie wird außerdem für die Verwaltung aller Vorschuss- und Verschiebungsanfragen verantwortlich sein und dabei eng mit der Produktion und den anderen Teams zusammenarbeiten.

 

7. VERSAND AN DEN KUNDEN

Sobald der Produktionszyklus abgeschlossen ist, wird das Material vom Lager übernommen, das sich um die Einrichtung und Vorbereitung für den Versand kümmert.

Schließlich wird zusammen mit dem Kundenservice der wöchentliche Lieferplan geplant, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen und bestätigte Termine einzuhalten.

 

Es scheint klar, dass der Auftragsverwaltungsprozess bei GSG durch eine starke Synergie zwischen allen Funktionen gekennzeichnet ist, die die Bedürfnisse des Kunden in den Mittelpunkt stellen.

Jedes Team und jede Person, die an der Auftragsabwicklung beteiligt ist, ist entscheidend für den Erfolg des Kundenerlebnisses unserer Kunden.